1
Nghệ thuật quản lý thời gian 9/9/2011, 08:29
manhhuankt09
Nghệ thuật quản lý thời gian
Bạn bận bịu luôn tay nhưng vẫn không thể hoàn thành hết
việc cần làm trong ngày. Đã đến lúc bạn nên xem lại cách quản lý thời
gian nơi công sở.
Xin gợi ý với bạn vài nguyên tắc "vàng" để làm chủ thời gian làm việc một cách thông minh.
(Ảnh minh họa: Clip Art Of)
Phân tích kỹ càng
- Bí quyết để quản lý tốt thời gian là hiểu được bạn đang
sử dụng và... lãng phí quỹ thời gian hiện tại của mình thế nào? Hãy
nhìn vào thời khóa biểu tuần trước và trả lời vài câu hỏi như: Bạn đã
tận dụng thì giờ để làm gì và nỗ lực ra sao? Liệu bạn có nhận thấy mình
hơi sa đà vào việc vụn vặt nhưng lại lơ là với các nhiệm vụ quan trọng?
Hay bạn đã đánh mất thời gian quý báu như kết quả tất yếu của sự sao
lãng hoặc gián đoạn?
- Một cách khác để biết cách "chi tiêu" thời gian có hợp
lý hay không là cứ mỗi 30 phút một lần trong ngày lại ghi ra sổ lịch
trình những gì bạn làm. Có thể bạn sẽ thấy ngạc nhiên khi phát hiện mình
đã dành không ít thời gian cho email hay những việc chưa phải là quan
trọng nhất.
Chia thứ tự ưu tiên
- Một trong những cách quản lý thời gian đơn giản nhất
tại công sở là lập danh sách tất cả các nhiệm vụ và deadline hoàn thành
chúng. Hãy cố phân biệt cho bằng được cái nào quan trọng và cái nào
không, việc gì là khẩn cấp và việc có thể giải quyết sau, đâu là chuyện
cần phải hoàn thành hôm nay... Sau đó, tùy vào tính chất và tầm quan
trọng của mỗi nhiệm vụ, bạn sẽ phân chia khung thời gian để thực hiện
chúng sao cho hợp lý.
Nhớ là việc lên danh sách những chuyện cần làm chỉ phát
huy tác dụng nếu bạn phân bổ giới hạn thời gian phù hợp cho mỗi nhiệm
vụ. Và đừng quên ghi chú chúng lên lịch làm việc. Cách làm mang tính kỷ
luật này không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc, mà còn cải thiện khả
năng ước định thời lượng cũng như tăng tốc khi cần.
- Hãy thực tế khi phân định khung thời gian cho các nhiệm
vụ khác nhau. Đừng chia quá ít thời gian cho việc hoàn tất một dự án
trọng yếu chỉ bởi bạn muốn làm xong nhiều việc hơn trong hôm nay. Nếu
như vậy, bạn sẽ chỉ rước thêm thất bại.
- Đánh dấu chéo vào việc đã hoàn thành trong ngày. Dù là
việc rất nhỏ nhưng một khi đã làm tròn theo đúng kế hoạch, nó sẽ khiến
bạn vui với cảm giác thành công.
- Một phần then chốt trong chuyện phân chia thứ tự ưu
tiên là biết khi nào nên nói “không”. Bạn có quyền từ chối trước lời yêu
cầu nào đó từ đồng nghiệp, nếu đang bận dồn sức giải quyết việc của
mình.
Tổ chức hợp lý
- Khó mà làm việc thật hiệu quả khi bàn làm việc hay hộp
thư của bạn quá lộn xộn. Môi trường làm việc ngăn nắp cũng rất có ích
đối với việc quản lý tốt thời gian.
- Dành ra khoảng 30 phút dọn dẹp bàn làm việc và sắp xếp
email vào cuối mỗi ngày sao cho bạn có thể bắt đầu ngày mới trong tình
trạng “đâu đã vào đấy”; và cũng nên tận dụng khoảng thời gian này để làm
rốt ráo việc lưu trữ hồ sơ cho ngày hôm ấy - tránh cảnh hôm sau vào
công ty phải lục tung mọi thứ nhằm tìm cho ra một hóa đơn, chứng từ quan
trọng nào đó.
- Email là thứ khiến bạn tiêu tốn rất nhiều thời gian.
Hãy định ra một hoặc hai khoảng thời gian trong ngày cho việc xem lướt
qua và trả lời các email quan trọng. Ngoài thời gian đó, hãy tránh xa
email, nếu không tiến độ làm việc của bạn sẽ liên tục bị gián đoạn vì
những tin nhắn từ bạn bè và đồng nghiệp. Và đừng quên “dọn rác” định kỳ
để hộp thư của mình “thoáng đãng” và không bị đầy nhé!
- Cho phép bản thân tập trung vào công việc và chỉ công
việc mà thôi. Rút line điện thoại nếu cần thiết và đeo tai nghe để không
bị đồng nghiệp quấy rầy nếu bạn phải hoàn thành nhiệm vụ cho kịp hạn
định.
Theo Career24
Bạn bận bịu luôn tay nhưng vẫn không thể hoàn thành hết
việc cần làm trong ngày. Đã đến lúc bạn nên xem lại cách quản lý thời
gian nơi công sở.
Xin gợi ý với bạn vài nguyên tắc "vàng" để làm chủ thời gian làm việc một cách thông minh.
(Ảnh minh họa: Clip Art Of)Phân tích kỹ càng
- Bí quyết để quản lý tốt thời gian là hiểu được bạn đang
sử dụng và... lãng phí quỹ thời gian hiện tại của mình thế nào? Hãy
nhìn vào thời khóa biểu tuần trước và trả lời vài câu hỏi như: Bạn đã
tận dụng thì giờ để làm gì và nỗ lực ra sao? Liệu bạn có nhận thấy mình
hơi sa đà vào việc vụn vặt nhưng lại lơ là với các nhiệm vụ quan trọng?
Hay bạn đã đánh mất thời gian quý báu như kết quả tất yếu của sự sao
lãng hoặc gián đoạn?
- Một cách khác để biết cách "chi tiêu" thời gian có hợp
lý hay không là cứ mỗi 30 phút một lần trong ngày lại ghi ra sổ lịch
trình những gì bạn làm. Có thể bạn sẽ thấy ngạc nhiên khi phát hiện mình
đã dành không ít thời gian cho email hay những việc chưa phải là quan
trọng nhất.
Chia thứ tự ưu tiên
- Một trong những cách quản lý thời gian đơn giản nhất
tại công sở là lập danh sách tất cả các nhiệm vụ và deadline hoàn thành
chúng. Hãy cố phân biệt cho bằng được cái nào quan trọng và cái nào
không, việc gì là khẩn cấp và việc có thể giải quyết sau, đâu là chuyện
cần phải hoàn thành hôm nay... Sau đó, tùy vào tính chất và tầm quan
trọng của mỗi nhiệm vụ, bạn sẽ phân chia khung thời gian để thực hiện
chúng sao cho hợp lý.
Nhớ là việc lên danh sách những chuyện cần làm chỉ phát
huy tác dụng nếu bạn phân bổ giới hạn thời gian phù hợp cho mỗi nhiệm
vụ. Và đừng quên ghi chú chúng lên lịch làm việc. Cách làm mang tính kỷ
luật này không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc, mà còn cải thiện khả
năng ước định thời lượng cũng như tăng tốc khi cần.
- Hãy thực tế khi phân định khung thời gian cho các nhiệm
vụ khác nhau. Đừng chia quá ít thời gian cho việc hoàn tất một dự án
trọng yếu chỉ bởi bạn muốn làm xong nhiều việc hơn trong hôm nay. Nếu
như vậy, bạn sẽ chỉ rước thêm thất bại.
- Đánh dấu chéo vào việc đã hoàn thành trong ngày. Dù là
việc rất nhỏ nhưng một khi đã làm tròn theo đúng kế hoạch, nó sẽ khiến
bạn vui với cảm giác thành công.
- Một phần then chốt trong chuyện phân chia thứ tự ưu
tiên là biết khi nào nên nói “không”. Bạn có quyền từ chối trước lời yêu
cầu nào đó từ đồng nghiệp, nếu đang bận dồn sức giải quyết việc của
mình.
Tổ chức hợp lý
- Khó mà làm việc thật hiệu quả khi bàn làm việc hay hộp
thư của bạn quá lộn xộn. Môi trường làm việc ngăn nắp cũng rất có ích
đối với việc quản lý tốt thời gian.
- Dành ra khoảng 30 phút dọn dẹp bàn làm việc và sắp xếp
email vào cuối mỗi ngày sao cho bạn có thể bắt đầu ngày mới trong tình
trạng “đâu đã vào đấy”; và cũng nên tận dụng khoảng thời gian này để làm
rốt ráo việc lưu trữ hồ sơ cho ngày hôm ấy - tránh cảnh hôm sau vào
công ty phải lục tung mọi thứ nhằm tìm cho ra một hóa đơn, chứng từ quan
trọng nào đó.
- Email là thứ khiến bạn tiêu tốn rất nhiều thời gian.
Hãy định ra một hoặc hai khoảng thời gian trong ngày cho việc xem lướt
qua và trả lời các email quan trọng. Ngoài thời gian đó, hãy tránh xa
email, nếu không tiến độ làm việc của bạn sẽ liên tục bị gián đoạn vì
những tin nhắn từ bạn bè và đồng nghiệp. Và đừng quên “dọn rác” định kỳ
để hộp thư của mình “thoáng đãng” và không bị đầy nhé!
- Cho phép bản thân tập trung vào công việc và chỉ công
việc mà thôi. Rút line điện thoại nếu cần thiết và đeo tai nghe để không
bị đồng nghiệp quấy rầy nếu bạn phải hoàn thành nhiệm vụ cho kịp hạn
định.
Theo Career24